Kotiseutuarkisto

 

KERIMÄEN KOTISEUTUARKISTON TOIMINTAOHJE ("Luonnos")

1§ Nimi ja asema

Kotiseutuarkiston virallinen nimi on Kerimäen kotiseutuarkisto ja siitä käytettävä virallinen lyhenne KerKA. Arkisto toimii Pääkanta – säätiön alaisena, kotiseututyötä tekevänä sekä virallisen kunnanarkiston yhteistyöelimenä. Päätös kotiseutuarkiston perustamiseen pohjautuu Kerimäen kunnanvaltuuston päätökseen 18.12.2012. Käytännön työtehtäviä ja toimintatapoja ohjaavat kotiseutuarkiston toimintaohje, arkistolaki sekä Suomen Kotiseutuliiton ja arkistolaitoksen antamat ohjeet kotiseutuarkistotoiminnan järjestämisestä.

2§ Sijaintipaikka ja palvelut

Kotiseutuarkisto sijaitsee Kerimäentie 10 olevissa Pääkanta – säätiön tiloissa. Arkistohuoneeseen kuuluu tutkijoille varattu työskentelytila ja pääsääntöisesti lainattuun aineistoon tutustuminen tapahtuu siihen varatussa paikassa. Aineistoa ei lainata arkiston ulkopuolelle.

Päävastuu arkistontoimen tehtävien suorittamisesta kuuluu arkistonhoitajalle.

3§ Toiminnan tavoitteet

Kotiseutuarkiston tavoitteena on tallentaa Kerimäkeä koskeva paikallinen yksityisluontoinen arkistoaines ja henkinen perinne, saada se säilymään ja asettaa käytettäväksi siten, että palvelee sekä yleisen että paikallisen tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja käytännön tarpeita. Arkistoon ei oteta äänitteitä, videoita , esineitä eikä tunnistamattomia valokuvia.

4§ Toiminta-alue

Kotiseutuarkiston ensisijaisena toiminta-alueena on 31.12.2012 ollut Kerimäen kunnan alue. Kotiseutuarkiston kokoelmiin voidaan ottaa säilytettäväksi myös niiden arkistonmuodostajien aineistoja, joiden syntyminen, toiminta ja/tai olemassaolo ei rajoittunut pelkästään entisen Kerimäen kunnan alueelle. Tällöin kuitenkin edellytetään arkistonmuodostajan toiminnalla ja toiminta-alueella olleen läheisen ja välittömän, maantieteelliseen sijaintiin tai muuhun vastaavaan syyhyyn perustuvan vuorovaikutussuhteen varsinaiseen viralliseen toiminta-alueeseen. Lisäksi on perustellusti esitettävä, että ilman kotiseutuarkiston palveluita arkistonmuodostajan aineiston turvallinen säilytys muissa olosuhteissa olisi muutoin vaikea järjestää. kaikissa tapauksissa on arkistonmuodostajan tai aineistoa luovuttavan tahon mielipidettä kunnioitettava.

Kuvatun kaltaisia tapauksia voivat olla esimerkiksi Kerimäen kannalta paikallisesti merkittävien, mutta muualla toimineiden yksityishenkilöiden arkistot, tai kunnanrajojen ulkopuolelle toiminnallisesti sijoitettavien, mutta toimintansa Kerimäelle suunnanneiden yhdistysten ja seurojen arkistot. Kussakin tapauksessa kotiseutuarkiston on noudatettava tapauskohtaista harkintaa siitä, kuuluuko luovutettu aineisto arkiston vastuualueeseen vai ei. Tarvittaessa on luovuttajaa opastettava oikean luovutuspaikan löytämisessä.

5§ Keskeiset tehtävät ja vastuualueet

Kotiseutuarkiston tehtävänä on:

toimia eri tallennusmuodoissaan olevan arkistoaineksen ja paikallisen henkisen perinteen säilytyspaikkana ja tallentajana sekä huolehtia aineiston tallentamisesta arkistokelpoisiin, asianmukaisiin tiloihin,

huolehdittava luovutetun aineiston vastaanottamisesta, järjestämisestä sekä auttamisesta tutkimuksen, opetuksen, suunnittelun ja harrastustoiminnan käyttöön,

tiedottaa omasta toiminnastaan paikallisissa sanomalehdissä

6§ Asiakirjojen säilyttäminen

Kotiseutuarkistolle luovutettavat asiakirjat on tarkoitettu pysyvästi säilytettäväksi. Jo vastaanotettava aineisto pyritään luovuttajan taholta saattamaan siihen muotoon, että arkistoon luovutettavat asiakirjat käsittävät arkistonmuodostajan toiminnan kannalta vain keskeisimmät asiakirjaryhmät. Alustavan seulonnan avulla pyritään siis karsimaan aineistoista tarpeettomat mainokset yms. Seulonnan järjestämisessä on kotiseutuarkiston annettava apuaan arkistonmuodostajalle sitä pyydettäessä tai muutenkin aina, kun se on perusteltua. Vuoden 1980 nuorempaa aineistoa ei oteta vastaan.

Asiakirjojen säilyttämisessä hyödynnetään ainoastaan siihen tarkoitettuja, arkistointikelpoisia välineitä ja materiaaleja.

7§ Asiakirjajulkisuus ja käyttörajoitukset

Kotiseutuarkistoon luovutettavat asiakirjat ovat järjestämisen, luetteloimisen ja esille asettamisen jälkeen julkisia, elleivät asiakirjojen julkisuudesta säädetty lainsäädäntö tai luovuttajan kanssa tehdyt luovutusehdot muuta edellytä. Käyttörajoituksista tulee aina olla selvä maininta aineistoista tehdyistä luovutussopimuksista niin, että tieto tästä välittyy myös arkistonmuodostajan aineiston luovuttaneelle taholle. Käyttörajoitukset voidaan säätää luovuttajan kanssa luvanvaraisiksi tai aikarajaukseen perustuviksi ja tehtyä sopimusta tulee aina noudattaa.

8§ Tekijänoikeuksien huomioiminen

Kotiseutuarkiston asiakaskäytössä olevien arkistonmuodostajien kokoelmien julkista käyttöä koskevat tekijänoikeuslaissa säädetyt määräykset ja rajoitukset. Näin ollen aineistojen julkaisemista ja kopioimista ohjaavat pääasiassa kustakin arkistoaineksesta tehdyt erityissäädökset. Kotiseutuarkiston tulee tämän lisäksi sopia arkistonmuodostajien edustajien kanssa luovutusten yhteydessä aineistojen käyttöoikeuksien siirtymisestä kotiseutuarkistolle. Tämän yhteydessä sovitaan yhteisymmärryksessä myös siitä, missä määrin aineiston kopiointi esimerkiksi tutkimuskäytön helpottamiseksi tai valokuvien uudelleen kuvaaminen julkaisutoimintaa varten on mahdollista. Erityissopimuksia luovuttajien kanssa tehdessä tulee niiden perustua tekijänoikeuksia koskevaan lainsäädäntöön. Kotiseutuarkiston tulee seurata tekijänoikeuslaissa tapahtuvia muutoksia ja sopeuttaa toimintalinjansa näiden mukaisiksi.

9§ Kotiseutuarkiston henkilörekisterit

Rekisterit on laadittu kotiseutuarkiston välittömien käytännön velvoitteiden asianmukaista hoitamista varten, ja kaikessa toiminnassa tulee noudattaa henkilörekisterilain säädöksiä. Arkisto vastaa henkilörekistereiden asianmukaisesta päivittämisestä, virheettömyydestä, käyttökertomuksen pitämisestä sekä asianmukaisista suojaustoiminnoista. Rekisteriselosteet ovat halukkaiden nähtävissä kotiseutuarkistossa, Kerimäentie 10.

10§ Toimintaohjeen päivittäminen

Kotiseutuarkistolle laadittua toimintaohjetta voidaan päivittää tarpeen vaatiessa, mikä pitää sisällään siihen tehtävät korjaukset, parannukset ja muutokset. Tarvittavien muutosten tekeminen kuuluu vastaavan arkistonhoitajan tehtäviin ja hänen tulee tiedottaa tekemistään muutoksista Pääkanta – säätiön hallitukselle.